Büyükşehir Arşivini Dijital Ortama Taşıyor

Manisa Büyükşehir Belediyesi, kurumsal hafızasını korumak ve hizmet süreçlerini hızlandırmak amacıyla fiziki arşivini dijital ortama aktarmak için kapsamlı bir çalışma yürütüyor.

Manisa Büyükşehir Belediyesi Genel Sekreter Yardımcısı Ahmet Ata Temiz ile Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanı Funda Arslan, devam eden çalışmaları yerinde inceleyerek süreç hakkında yetkililerden bilgi aldı.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve Arşiv Şube Müdürlüğü tarafından yürütülen proje kapsamında, fiziki arşivde bulunan binlerce resmi evrak Elektronik Arşiv Yönetim Sistemi’ne aktarılıyor. Uluslararası standartlara uygun şekilde yürütülen çalışmalarda belgeler öncelikle ayrıştırma ve temizlik işlemlerinden geçirilirken, ardından yüksek çözünürlüklü tarayıcılarla sayısallaştırılıyor.

Dijital ortama aktarılan belgeler, Optik Karakter Tanıma teknolojisi sayesinde aranabilir hale getiriliyor. Evraklar tarih, sayı ve konu bilgilerine göre indekslenirken, kalite kontrol süreçlerinin ardından Elektronik Arşiv Yönetim Sistemi’ne entegre ediliyor. Son aşamada ise tüm veriler gelişmiş şifreleme yöntemleriyle belediyenin güvenli sunucularında yedeklenerek koruma altına alınıyor.

Dijital dönüşüm çalışmasıyla birlikte bürokratik işlemlerin hızlandırılması ve vatandaşların resmi taleplerine daha kısa sürede yanıt verilmesi hedefleniyor. Fiziksel arşiv alanı ihtiyacını azaltan proje, kağıt kullanımını düşürerek çevre dostu belediyecilik anlayışına da katkı sağlıyor.

Manisa Büyükşehir Belediyesi, teknolojiyi kamu hizmetleriyle buluşturan yatırımlarla kurumsal hafızasını güvence altına alırken, akıllı şehir hedefleri doğrultusunda çalışmalarını sürdürüyor.